Manuskript für die Ausbildung von Verwaltungsfachangestellten,
1.Ausbildungsjahr
Thema "Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe"
4. Die Ausstattung mit Arbeitsmitteln
4.1. Grundlagen, Begriff, DIN-Vorschriften
Begriff:
Arbeitsmittel (i.S.d.Bürokunde) = Verwaltungsgebäude,
Mobiliar sowie sämtliches Arbeitsgerät und Mobiliar zur
Durchführung der Verwaltungsarbeit. Unterteilung in Sachen zum
Gebrauch (z.B. Räume, Möbel, IT) oder zum Verbrauch (z.B.
Papier, Briefumschläge).
Die meisten Arbeitsmittel unterliegen Normen (DIN bzw. EN).
Dadurch wird eine Vereinheitlichung von Arten, Größen,
Formen und Abmessungen, Begriffen, Bezeichnungen, Vordrucken,
Sicherheitsbestimmungen erreicht. Die Normen werden entsprechend dem
jeweiligen Stand von Wissenschaft und Technik festgelegt und dienen der
Rationalisierung, der Qualitätssicherung, der Sicherheit und der
Verständigung in Wirtschaft, Technik, Wissenschaft, Verwaltung und
Öffentlichkeit. Bekannte Normen in der Verwaltung sind z.B.
Papierformate ("DIN A4"), Regeln für die Textgestaltung, für
Büromöbel u.a..
Normen bilden u.a. eine Grundlage bei der Beschaffung von
Arbeitsmitteln, um zu vergleichbaren Angeboten zu gelangen. Die
Beschaffung der Arbeitsmittel erfolgt in der öffentlichen
Verwaltung grundsätzlich auf dem Wege der Vergabe über
Ausschreibungen (öffentliche/ beschränkte Ausschreibung;
freihändige Vergabe).
4.2. Arbeitsplatz und Arbeitsraum
Arbeitsraum:
Mindestanforderungen lt. Arbeitsstättenverordnung an
Büroarbeitsplätze (bis 50 m²):
- Grundfläche mindestens 8 m²
- lichte Höhe mindestens 2,50 m (bei schrägen Wänden
über Arbeitsplätzen und Verkehrswegen ebenfalls mindestens
2,50m)
- für jeden ständig anwesenden Mitarbeiter Mindestluftraum 12
m³.
Richtwerte für Grundfläche für jeden
Büroarbeitsplatz: 10 m², bei technischen Arbeitsräumen
(u.a. gesonderter PC-Tisch) 12 m². Der Richtwert lässt sich
oft nicht einhalten, da z.B. Führungskräften oft mehr Raum
zugebilligt wird. Ferner benötigen eine Reihe von Mitarbeitern
(insbesondere im sozialen Bereich) Einzelzimmer, die meist
größer als 12 m² sind (Besucherverkehr!).
Sehr ökonomisch und flexibel sind Großraumbüros, die in
der öffentlichen Verwaltung jedoch selten sind (Datenschutz).
Zusammengehörende Organisationseinheiten sollten soweit wie
möglich zusammenhängend untergebracht werden.
Arbeitsplatz:
Arbeitsplatz = kleinste räumliche Einheit, in der Aufgaben
erfüllt werden; umfasst alle Elemente, mit denen der Mensch sich
zur Arbeitsabwicklung umgibt.
übliche Ausstattung eines Büroarbeitsplatzes:
Arbeitstisch (heute meist auch ein zusätzlicher Tisch für den
PC), Arbeitsstuhl, Zusatzmöbel, Arbeitsplatzablagen,
Büromaschinen und andere technische Hilfsmittel
Möbel (Tische, Schränke usw.) entsprechen grundsätzlich
einem einheitlichen Maßsystem, das einerseits von den
DIN-Abmessungen der unterzubringenden Unterlagen abgeleitet ist,
andererseits die Passfähigkeit einzelner Elemente sichert. Bei der
Beschaffung sind insbesondere auch ergonomische Gesichtspunkte zu
berücksichtigen, um gesundheitlichen Beeinträchtigungen
vorzubeugen.
Neben der Möblierung ist vor allem eine ausreichende Beleuchtung,
Belüftung und ein ausreichender Schallschutz zu sichern.
Nichtraucher sind vor Rauchern zu schützen.
4.3. Papier- und Vordruckwesen
Papier:
Das "papierlose Büro" ist ein auf lange Zeit unrealisierbarer
Wunschtraum (und gleichzeitig der Alptraum der Archivare!). Die breite
Einführung von PC hat einen wachsenden statt sinkenden
Papierverbrauch zur Folge. Eine drastische Erhöhung des
Papierverbrauchs wurde durch die modernen Kopierer verursacht.
Möglichkeiten zur rationellen Papiernutzung:
- Kopien nur fertigen, wenn dies unbedingt erforderlich ist
- Papier beidseitig bedrucken bzw. kopieren
- Rückseite von Fehldrucken/-kopien für hausinterne Schreiben
bzw. als Notizpapier nutzen
Die Verwendung minderer und billigerer Papierqualitäten kann nicht
empfohlen werden, da sie einerseits zu höherem Verschleiß
von Druckern und Kopierern führen und andererseits oft nicht zur
Langzeitarchivierung geeignet sind.
Vordrucke:
Vordrucke = Papiere eines bestimmten Formates mit Aufdruck zur
ergänzenden Beschriftung. Voraussetzung für ihren Einsatz
sind gleichartige Geschäftsvorfälle, die in einer bestimmten
Mindesthäufigkeit auftreten und sich zur Standardisierung eignen.
Vordrucke sollen
- Arbeit ersparen
- den Arbeitsablauf vorgeben und erleichtern
- dem Bürger das Stellen von Anträgen usw. erleichtern.
Dazu müssen Vordrucke
- durch eine Stelle in der Verwaltung erstellt und aktualisiert werden
- bestimmten Gestaltungsregeln folgen
- übersichtlich und auch für den Bürger
verständlich sein.
In zunehmendem Maße werden Vordrucke so erstellt, dass sie auch
am PC ausgefüllt werden können.
Kartei = ungebundenes Buch; Nachfolger des "Zettelkastens".
Beispiele: Einwohnermeldekartei; Kfz.-Register
Karteien werden durch PC-gestützte Datenbanken zunehmend
verdrängt.
Stempel:
Stempel dienen der Arbeitsersparnis und der Vereinfachung des
Geschäftsganges. Häufig verwendet werden Absenderstempel
(z.T. entbehrlich bei Absender im Sichtfenster des Briefumschlages),
Posteingangsstempel und Beglaubigungsstempel.
Dienstsiegel:
Siegel =
- die Einprägung des Siegels in eine Urkunde (Prägesiegel)
oder
- der Eindruck des Siegels in Siegellack oder Wachs.
Dienstsiegel dienen dazu, behördlichen
Äußerungen oder Erklärungen einen urkundlichen Wert zu
verleihen. Sie bekräftigen die Echtheit von Urkunden,
Bescheinigungen, Beglaubigungen usw.. Dienstsiegel unterliegen
gesetzlichen Gestaltungsvorschriften. Sie dürfen nur von
namentlich ermächtigten Siegelführern genutzt werden.
Dienstsiegel sind i.d.R. nummeriert und personengebunden. Sie sind
unter Verschluss zu halten. Eine zentrale Stelle in der Verwaltung
führt ein Verzeichnis aller Siegel und -führer, belehrt diese
und prüft regelmäßig das Vorhandensein der Dienstsiegel.
Vervielfältigungen:
Vervielfältigung = das Herstellen von Abdrucken oder
Wiedergaben einer Vorlage. Die Vorlage kann Schrift, Bild oder Ton
sein, neuerdings auch elektronische Daten.
In der Verwaltung ist insbesondere das Vervielfältigen von Bild
und Text gebräuchlich. Dabei wird entweder ein Durchschlag
gefertigt oder mit Kopierern vervielfältigt. Im weiteren Sinne
gehören auch Ausdrucke vom PC dazu.
Durchschläge werden meist mit Durchschreibsätzen bei
Vordrucken gefertigt; Kohlepapier ist heute ungebräuchlich.
Kopien werden meist auf Kopierern unterschiedlicher
Leistungsfähigkeit (von kleinen Tischkopierern für einzelne
Kopien bis zu Großkopierern für mehrere tausend Kopien pro
Tag) gefertigt.
Vervielfältigungen sollten nur bei tatsächlichem Bedarf
erfolgen, da sie selbst teuer sind und zusätzlichen Lagerplatz
(Arbeitsplatz, Archiv) benötigen. Bei allen
Vervielfältigungen sind die Urheberrechte zu beachten;
insbesondere gilt dies für Karten, Fotos und Grafiken sowie
Software.